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Messeeinladungen – mit Checkliste und Musterbrief.


Tipps für Ihr erfolgreiches Einladungsmanagement.

Messen gelten nicht nur aufgrund der Möglichkeit zur Ansprache von Laufkundschaft und komplett neuen Interessenten als besonders wertvolle Vertriebsmaßnahme, sondern vor allem auch wegen der Beziehungspflege und dem Ausbau von Kundenkontakten. Wie oft haben Sie sonst so viele relevante Termine an einem normalen Arbeitstag im Vergleich zu einem Messetag?

Den Grundstein für einen erfolgreichen Messeauftritt können Sie daher mit einem zielführenden Einladungsmanagement legen. Weithin gelten große, wichtige Branchenmessen ohnehin als fester Termin im Kalender – eine passende Einladung an einen Messestand ist dann natürlich erfolgsversprechender als reguläre Terminanfragen. Was dabei nicht fehlen darf und wie eine Einladung aussehen kann, erfahren Sie hier.

Mail, Brief oder Landingpage?

Betrachten Sie die Einladung zu einer Messe wie eine Marketingkampagne: „Der Köder muss dem Fisch schmecken - nicht dem Angler.“ Wie ist Ihre Zielgruppe am besten erreichbar? Welche Maßnahmen erzielen den größten Effekt?

Ein Brief hat im Online-Zeitalter natürlich etwas exklusives und kann mit Flyern der Messe und Ihrer Informationsbroschüre bereits vorab interessante Inhalte für den Empfänger bieten. Diese Informationen können Sie zudem auch auf einer Landingpage unterbringen. Das hat den Vorteil, dass Sie mithilfe eines Banners auf Ihrer Startseite auch andere Besucher Ihrer Webseite ansprechen können, mit denen Sie vielleicht noch keinen konkreten Kontakt hatten. Im besten Fall bietet die Landingpage auch gleich die Möglichkeit einen Gesprächstermin anzufragen oder ihn sogar direkt zu buchen.
In diesem Zusammenhang kann es auch für größere Produktneuheiten, die auf der Messe vorgestellt werden, interessant sein eine eigene Werbekampagne (bspw. über Google AdWords) aufzusetzen. In jedem Fall sollten Sie Ihre Messeteilnahme in einem Newsletter thematisieren und auch ein zusätzliches individualisiertes Mailing an Ihre bestehenden Kunden und weitere Interessenten kann Ihnen bereits vorab eine Vielzahl an Messeterminen sichern.

Was gehört in eine Messe-Einladung?

Unsere Checkliste zeigt, was in Ihren Einladungen nicht fehlen darf:

  • Allgemeine Informationen zur Messe (Was? Wann? Wo?)
  • Themenschwerpunkte der Messe
  • Welches Thema stellen Sie an Ihrem Stand vor? Welche Produkte/Produktneuheiten/Dienstleistungen werden ausgestellt? *
  • Welchen Mehrwert bietet der Besuch Ihres Standes? Haben Sie eine besondere Aktion geplant, gibt es interessante Rabatte? Auch Fachvorträge können wichtige Kontakte an Ihren Messestand ziehen und Ihre Bekanntheit steigern**
  • Standnummer – am besten mit Hallenplan und Standmarkierung
  • Ansprechpartner vorab und vor Ort
  • Welche Möglichkeit gibt es einen Gesprächstermin zu vereinbaren?
  • Freikarte/Vergünstigung für Messeeintritt
  • Hinweis auf das Rahmenprogramm der Messe bzw. Tipps für Vorträge der parallel stattfindenden Konferenz, ggf. Einladung zu Ihrer Standparty -> bieten Sie noch mehr Anreize für den Messebesuch!

* Tipp: Differenzieren Sie die Einladungen nach Zielgruppen! Komplett neuen Kontakten sollten Sie alle Produkte/Dienstleistungen präsentieren, die Sie anbieten. Möglicherweise passt ein Angebot zu den konkreten Kundenbedürfnissen, welches schon lange am Markt ist und Sie womöglich gar nicht mehr aktiv bewerben. Kunden, die bereits einen Überblick über Ihr Portfolio haben, reichen Informationen zu Neuheiten und Ergänzungsangebote zu Ihren bereits gekauften Artikeln/Dienstleistungen.

** Neben dem konkreten Kaufwunsch, kann es eine Vielzahl anderer Gründe geben, warum ein Interessent Sie auf einer Messe besuchen würde. Diese können sein:

  • Die Vorstellung einer Produktneuheit
  • Ein zeitlich begrenztes Angebot
  • Eine Kooperation mit einer bekannten Marke
  • Ein kostenloser Test
  • Eine Rabatt-Aktion
  • Interessante Vorträge zu aktuellen Fachthemen und Herausforderungen

Ist etwas davon Teil Ihres Messekonzepts? Dann kommunizieren Sie es in der Einladung!

Best-Practices für Ihr Messemailing

  1. Das Wichtigste muss sofort sichtbar sein – In der Flut der Informationen sollte in einer E-Mail sofort ersichtlich sein, worum es geht. Ein großes Headerbild kann zwar hübsch sein, erfüllt aber oftmals kein konkretes unmissverständliches Ziel. Besser wäre es die Überschrift entsprechend in Szene zu setzen und so Design mit Information zu kombinieren.
  2. Kurz, knapp, knackig – Strukturieren Sie Ihren Einladungstext, nutzen Sie Absätze, Anstriche und nur wenig Fließtext. Heben Sie beispielsweise ein besonderes Messeangebot oder Argument, warum ein Besuch an Ihrem Stand sich lohnt, optisch hervor. Machen Sie den Text auch für’s Überfliegen lesbar, ohne dass auf wichtige Infos verzichtet wird.
  3. Mobile first – Auch wenn im B2B-Bereich der Desktop-PC noch vorherrschend ist, werden vor allem von Entscheidern Mails zunehmend auf dem Handy gelesen. Sorgen Sie dafür, dass auch da Ihre Einladung brilliert und überzeugend genug für die Vereinbarung eines Termins ist.

Zeitplan für Ihre Einladungen

Timing ist alles. Gerade bei großen Veranstaltungen, die Besucher aus ganz Deutschland anlocken, sollte die Einladung mit genügend Vorlauf versendet werden - denn auch Ihr Kontakt muss Anreise und Unterkunft planen können. Zu regionalen Messen reicht eine kurzfristigere Einladung 3-4 Wochen vorher. Ihr Zeitplan könnte daher wie folgt aussehen:

  • 12 Wochen vorab – Save-the-Date-Hinweis im normalen Newsletter
  • 6 Wochen vorab – postalische Einladung mit Messeflyer und Unternehmensbroschüre
  • 4 Wochen vorab – Spezial-Newsletter mit Infos zu Standaktionen und Messe-Highlights
  • 2 Wochen vorab – gezieltes Mailing wichtiger Kunden und Kontakte

Parallel dazu kann die Landingpage mit optionaler Werbekampagne laufen, Sie erwähnen den Messeauftritt in Telefonaten und fügen einen Hinweis in Ihre E-Mail-Signatur ein.

Tipp: Werten Sie nach der Messe aus, welcher eingeladene Kunde Sie am Stand wirklich besucht hat und versenden Sie an alle anderen ein No-Show-Mailing. Darin könnten Sie beispielsweise das Messeangebot um eine Woche verlängern, für alle, die es nicht auf die Messe geschafft haben.

So könnte Ihre Messeeinladung aussehen

Hinweis: Unser Musterbrief dient als grobe Vorlage für die Struktur Ihrer Messeinladung. Die Inhalte müssen in jedem Fall auf Ihr Messekonzept angepasst werden.

Betreff: Produktweltneuheit auf der Messe xy

Sehr geehrte xxx,

ein spannendes Highlight steht uns bevor, zu dem wir Sie rechtherzlich einladen möchten. Auf der Messe xy vom 7.-10. Oktober im Messegelände Berlin werden wir eine Produktweltneuheit vorstellen.

>> Prägnantes Zitat des CEO über den USP des neuen Produkts <<

An unserem Stand werden wir Ihnen mit Live-Demonstrationen die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten zeigen, Sie können unser neues Produkt kostenlos testen und zum Messesparpreis bestellen. Seien Sie dabei und sichern Sie sich schon heute Ihren individuellen Termin. Für die ersten 50 Anfragen halten wir Messefreikarten bereit!

> Link Landingpage mit Terminvergabe <

Sie finden uns in Halle 6 Stand B15.

> Hallenplan mit entsprechender Standmarkierung (Verlinkung zu Online-Datei mit Zoom-Funktion) <

Parallel zur Messe findet wie immer die begleitende Konferenz statt, auf der unser CEO einen Vortrag zum Thema xy halten wird. Seien Sie gespannt auf interessante Insights und hilfreiche Tipps.

Zudem empfehlen wir wärmstens:

  • Vortrag von Partnerfirma
  • Vortrag Fachverband
  • Aftershow-Party

Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf der Messe xy,

Ihr > Name Vertriebsleiter <


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