Messeaussteller zielen meist auf den direkten Absatz oder die Anbahnung von Kundenbeziehungen ab. Um Interessenten und deren Potential zu qualifizieren, gilt es die richtigen Fragen zu stellen – und die sollten Sie schon vor der Messe zusammenstellen. Hilfreich für den Vertrieb und das Standpersonal vor Ort ist eine vorgefertigte Gesprächsnotizvorlage, die als Leitfaden für das Messegespräch dienen kann. So werden die Eckdaten und Wünsche des potentiellen Kunden festgehalten und die weitere Kundenansprache kann individuell angepasst werden.
Tipps für Ihren Messe-Fragebogen
Damit Ihre Messegespräche zielführend und erfolgreich sind, gilt es ein paar Dinge zu beachten. Hier sind acht Regeln für Ihr Messe-Gesprächsprotokoll:
1. Auswahl der Fragen
Holen Sie internes Feedback ein! Neben den Kollegen aus dem Vertrieb hat vielleicht auch das Marketing Fragen an die Messe-Interessenten. Antworten auf „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“ können helfen zukünftige Werbemaßnahmen optimiert auszusteuern. Bringen Sie die Zielstellungen und Erwartungen verschiedener Abteilungen in Erfahrung und arbeiten Sie diese in den Messebericht ein. Je mehr Ziele mit einer Messe erreicht werden können, desto erfolgreicher ist sie für alle Beteiligten.
Zudem kann das interne Feedback für die Ausgestaltung der Fragen und die möglichen Antwortoptionen hilfreich sein. Haben Sie Fragen vergessen? Ist die Frage zu unkonkret formuliert? Fehlt eine Antwortoption? Eine gute Vorbereitung erspart zusätzlichen Stress auf der Messe.
2. Weniger ist mehr
Das wichtigste an einem Messegespräch ist das Gespräch selbst. Wenn Ihr Standpersonal nur am Fragebogen klebt, geht jeglicher persönliche Kontakt, der den Vertrieb auf Messen so spannend macht, verloren. Konzentrieren Sie sich mit den Fragen daher auf das Wesentliche und geben Sie nur die Eckpunkte des Dialogs vor.
3. Auswahloptionen statt Freitextfelder
Verzichten Sie auf zu viele Freitextfelder. Das hilft nicht nur während des Gesprächs Zeit zu sparen, sondern erleichtert auch die Auswertung der Gesprächsnotizen im Nachgang der Messe. Checkboxen helfen Ihnen und dem Standpersonal präzise und schnell zu antworten. Mit wenig Aufwand können so gut vorbereitete Fragen im Messestress zuverlässig beantwortet werden.
Nichtsdestotrotz: Jeder Kunde ist anders und offenbart möglicherweise Informationen, die sich nicht durch Auswahloptionen kategorisieren lassen. Freitextfelder sollten also in jedem guten Gesprächsformular vorhanden sein.
4. Struktur ist alles
Untergliedern Sie Ihren Messebericht in verschiedene Themenblöcke. Dies fördert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern grenzt auch Fragen voneinander ab, die nicht für alle Gesprächspartner relevant sind. Von einem potentiellen Kunden benötigen Sie andere Eckdaten als von einem Bewerber oder einem Pressevertreter. Seien Sie auf alles vorbereitet und bieten Sie vor allem Ihrem Standpersonal einen hilfreichen Gesprächsleitfaden.
5. Fokussieren Sie sich auf Potentiale
Standaktionen, Vorträge und Give-Aways ziehen die Aufmerksamkeit vieler potentieller Kunden einer Messe auf Ihr Unternehmen. Kategorisieren Sie die Vielzahl der Gesprächspartner immer nach dem Potential für Ihr Unternehmen. Wenn Sie dies direkt im Kontaktbogen festhalten, dann fällt es Ihnen während der Nachbereitung leichter, Ihre wertvolle Zeit in die richtigen Kontakte zu investieren. Am einfachsten kann dies durch eine Sternebewertung umgesetzt werden. Je nach Verlauf der Messegesprächs bekommt der Interessent eine Punktzahl und so weiß auch der Vertriebsinnendienst welches Potential hinter dem Kontakt steht.
6. Interne Kommunikation
Schulen Sie Ihr Standpersonal und erklären Sie warum genau diese Fragen für den Kontaktbogen ausgewählt wurden. Wofür verwenden Sie die Informationen und welche Eckdaten haben besondere Priorität? Ihre Kollegen vor Ort sind schließlich diejenigen, die mit dem Fragebogen arbeiten und wissen müssen in welche Richtung die Gespräche geführt werden sollten.
7. Kontinuierliche Optimierung
Nichts ist stetiger als die Veränderung. Daher kann es durchaus möglich sein, dass der Gesprächsleitfaden auch während der Messe noch angepasst werden muss. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und arbeiten Sie Feedback ein. Schauen Sie sich die bereits erfassten Formulare an. Welche Fragen wurden nicht beantwortet? Fehlt vielleicht eine Antwortoption? Eine digitale Lösung eines Gesprächsprotokolls bietet vor allem in diesem Fall den Vorteil nachträgliche Änderungen kinderleicht und für das gesamte Standpersonal direkt einzupflegen – und das ist nur ein Grund, der für speedlead spricht.
8. Denken Sie vorher schon an nachher
Um aus Interessenten auch Kunden zu machen, ist die direkte Nachbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Wenn der Vertrag nicht auf der Messe unterschrieben wurde, ist es oftmals noch notwendig Unterlagen und/oder ein individuelles Angebot zu verschicken. Eventuell möchte der Kunde bei einem Vor-Ort-Termin nochmal in Ruhe alle Details besprechen? Wer übernimmt den weiteren Kontakt? Kann die Informationsbroschüre vielleicht auch vom Innendienst an einen C-Kunden verschickt werden? Nutzen Sie die Möglichkeit diese und weitere Informationen im Kontaktformular festzuhalten.
Vorlage für Ihren Gesprächsleitfaden
Sie suchen nach einer strukturierten Vorlage für Ihren Messebericht?
Dann ist unsere Word-Vorlage genau das Richtige für Sie.
Diese beinhaltet folgende Themenblöcke:
- Kontaktdaten
- Einordnung des Kunden (bspw. Neukunde) und seines Potentials
- Fragenkatalog
- Nachbereitung und interne Informationen
Bitte geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Datenschutzerklärung.
Anschließend erhalten Sie die Vorlage als Word-Datei in Ihr Postfach.
Vorteile eines digitalen Gesprächsformulars
Nicht nur die Möglichkeit den Messefragebogen jederzeit anzupassen, spricht für eine digitale Lösung des Gesprächsprotokolls. Auch die Flexibilität immer das passende Formular zur Hand zu haben – egal, wer vor einem steht. Auch wenn ein nachträglicher Gedanke zum bereits geführten Gespräch noch festgehalten werden soll, ist jeder Klick einfacher als genau diesen einen Papierbogen zu finden.
Ein weiterer Vorteil ist natürlich auch die sofortige Auswertung der gestellten Fragen. Alle Checkboxen und Auswahloptionen werden in speedlead in übersichtlichen Diagrammen aufbereitet. Eine erste Analyse ist daher ohne Aufwand und jederzeit möglich. So können Sie Ihren Messeerfolg direkt sehen und messen.