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Ihre erfolgreiche Messevorbereitung!

Mit Tipps und Checkliste.

Planung ist alles - für Ihren perfekten Messeauftritt!

Messen bieten als eine Form des Eventmarketing vor allem in der heutigen Zeit, in der Werbeaussagen in der Masse an Informationen untergehen, den Vorteil der direkten Interaktion. Aussteller können potentielle Kunden auf vielen Ebenen erreichen und durch emotionale Ansprache eine Markenbeziehung aufbauen. Das klappt sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich und macht Messemarketing für viele Unternehmen wieder spannend. 

Das wichtigste, um einen Messeauftritt erfolgreich zu machen, ist eine umfangreiche Vorbereitung und ein gut durchdachtes Messekonzept. Mit unseren Tipps und einer Checkliste wollen wir Ihnen einen Leitfaden bieten.

Messeziele & Kommunikationskonzept

Messen können durch die Vielzahl an vorhandenen Akteuren unterschiedliche Ziele erfüllen. Daher ist es wichtig sich konkrete Ziele zu stecken und diese mit verschiedenen Maßnahmen zu forcieren. Wird beispielsweise ein neues Produkt oder ein neuer Service präsentiert, sollten Live-Demonstrationen oder Produktsamples angeboten werden. Können mit bestehenden Produkten aktuelle Trends oder Entwicklungen in meiner Branche oder in der Gesellschaft bedient werden, könnte der USP mithilfe von großflächigen Plakaten oder Videos kommuniziert werden.

Wie bei allen anderen Marketingmaßnahmen, gilt es auch beim Messekonzept klare Botschaften zu formulieren. Zusätzlich sollten Sie sich überlegen, wie sich diese am besten transportieren lassen.

Messeziele

Mögliche Ziele für den Messeauftritt können sein:

  • Steigerung der Bekanntheit
    • des Unternehmens im Allgemeinen oder
    • einzelner Produkte bzw. Produktneuheiten
  • Kundenakquise
  • Pflege/Erweiterung bestehender Kundenbeziehungen
  • Marktbeobachtung/-analyse
  • Ausbau Pressekontakte
  • Bewerbersuche
  • Weiterbildung/Wissensaustausch

Messen haben die Besonderheit, dass sie eine Art komprimierte Form des Marktes darstellen. Im besten Fall befinden sich daher auf einer Messe nicht nur Kunden, Konkurrenten und Partner sondern auch Pressevertreter und Bewerber. Nirgendwo anders kann daher so gut der Markt beobachtet, die Preise und Argumente der Konkurrenz verglichen und sogar Spielräume für Innovationen identifiziert werden.


Eine durchdachte Standplanung als Erfolgsfaktor.

Wenn die Ziele für die Messe definiert sind, gilt es die Botschaften und Kommunikationsmaßnahmen in ein einheitliches Standbild zu gießen. Die Standgestaltung entscheidet darüber gesehen zu werden oder im Trubel der Messe unterzugehen. Die folgenden Faktoren sind daher von besonderer Bedeutung bei der Messevorbereitung.

Reihen-, Eck, Kopf- oder Blockstand

Der Reihenstand ist die günstigste Standform, bietet allerdings nur auf einer Seite Zugang zum Kundenstrom.
Der Eckstand wiederum erlangt größere Aufmerksamkeit, da er sich an zwei Gängen befindet.
Mit dem Kopfstand bildet man die Spitze eines Standblocks und kann auf drei Seiten potentielle Kunden ansprechen. Diese Standform bietet viele Möglichkeiten, ist allerdings auch mit einem größeren Aufschlag auf den Quadratmeterpreis verbunden.
Der Blockstand oder Inselstand ist die unabhängigste Standform. Losgelöst von den anderen Ständen können Sie sich hier besonders repräsentativ, frei und kreativ präsentieren. Diese hohe Werbewirkung bringt allerdings den höchsten Quadratmeterpreis mit sich.

Standgröße

Wie groß Ihr Messestand sein soll, hängt ganz davon ab, was Sie darauf veranstalten wollen und aus wie vielen Menschen Ihr Standpersonal besteht. Machen Sie sich am besten einen groben Plan, indem Sie die Standfläche aufzeichnen und maßstabsgetreu Sitzecken, Kabinen, Exponate und Aktionsflächen einzeichnen. Natürlich gibt es dafür auch entsprechende Software, die spätestens bei der Beauftragung eines Standbauers zum Einsatz kommen wird.

Gestaltung des Standes

Bei der Gestaltung des Standes sind Ihnen (fast) keine Grenzen gesetzt. Klären Sie Fragen wie: 

  • Benötigen Sie nicht nur Sitzecken, sondern eigene kleine Besprechungsräume? 
  • Wie groß muss das Lager sein, wenn neben der Garderobe vielleicht auch noch eine Kaffeemaschine, ein Geschirrspüler und Getränkekisten Platz finden sollen? 
  • Wie viele Infocounter bzw. Empfangstresen werden benötigt (abhängig von Standform)? 
  • Wo soll die Auslage mit Infomaterial stehen? 
  • Wollen Sie auf einem Bildschirm Produktvorführungen oder Imagefilme zeigen? 
  • Welche Flächen sollen durch die Beleuchtung besonders hervorgehoben werden?

Im Rahmen der Messevorbereitung ist es wichtig auch den zur Verfügung gestellten Hallenplan genauestens zu studieren. 

  • Wo befinden sich Strom- und Wasseranschlüsse?
  • Habe ich ggf. eine Säule innerhalb meines Standes, die ich in das Gestaltungskonzept einfließen lassen muss? 
  • Und aus welcher Richtung ist der größte Besucherstrom zu erwarten, um Highlights aufmerksamkeitsstark zu präsentieren.

Neben all diesen notwendigen Fragen sollten Sie sich natürlich auch noch Gedanken über die Gestaltung und die Atmosphäre am Messestand machen: Farb- und Formgebung im Corporate Design, Pflanzen für die Wohlfühlatmosphäre, eine Aktionsfläche für Präsentationen, Vorträge oder Live-Demonstrationen. Um besondere Aufmerksamkeit zu erzeugen, bieten sich Aufbauten oder Abhängungen über dem Stand an. Diese sollten allerdings immer mit dem Messeveranstalter abgestimmt werden.

Standbau

Mieten oder Kaufen? Beides hat seine Vor- und Nachteile, die es zu bedenken gilt.

Individuelle Anfertigung eines eigenen Messestandes:

+ Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
+ Wiederverwendbar und damit geringere Kosten pro Messe
+ Abschreibung als Anlagevermögen über 3 Jahre
- Anschaffungskosten je nach Ausgestaltung ziemlich hoch
- Lager- und Instandsetzungskosten (Anpassungen und Reparaturen) fallen zusätzlich an

Miete eines Modulstandes:

+ kostengünstig, keine Kapitalbindung
+ Gestaltung für jede Messe neu anpassbar
+ direkt über den Messeveranstalter buchbar
+ keine Engpässe bei parallelen Messen
- weniger individuell / auffällig

Services / Equipment

Im Laufe der Messeorganisation wird Ihnen vom Veranstalter immer ein Messekatalog mit zahlreichen Services und Mietequipment zur Verfügung gestellt. Dieser beinhaltet bspw. einen eigenen Internet-Breitband-Anschluss am Stand, Strom- und Wasseranschlüsse, Beleuchtungsanlagen, Cateringangebote für Kunden oder das Standpersonal, Spülservices, Reinigungsleistungen und vieles mehr.

Überlegen Sie sich genau, ob Sie den firmeneigenen Beamer oder TV mit auf die Messe nehmen wollen oder ob eine Anmietung sich für Sie vielleicht sinnvoller gestaltet.


Die Auswahl des richtigen Standpersonals.

Um den unterschiedlichen Besuchern einer Messe mit einem passenden Ansprechpartner zu begegnen, ist es ratsam, wenn Ihr Standpersonal nicht nur aus Vertriebsmitarbeitern besteht. Pressesprecher, Marketingleitung, Personalverantwortliche, Projektmanager und Geschäftsführung können je nach Messekonzept gefragte Gesprächspartner sein. Auch Messehostessen können unterstützen, wenn es um die erste Begrüßung, den allgemeinen Informationsaustausch oder die Durchführung von Standaktionen geht. Planen Sie auf jeden Fall genügend Mitarbeiter ein, um eine durchgängige Besetzung des Standes und der Infocounter auch während Mittagspausen und Kundenterminen zu gewährleisten.

Ist die Messe nicht im direkten Umfeld Ihres Unternehmensstandortes, ist es zudem notwendig während der Messevorbereitung auch Anreise und Unterkunft für das Standpersonal zu buchen. Dies sollte bei großen Messen immer lange im Voraus passieren, um nahegelegene Hotelzimmer buchen zu können.

Messetraining Standpersonal

Nicht nur bei Messehostessen, auch bei den eigenen Mitarbeitern ist es notwendig ein ausführliches Messebriefing vor der Veranstaltung zu geben. Dieses wird im besten Fall als Auftaktworkshop durchgeführt. Dabei sollten folgende Punkte geklärt werden:

  • Ziele der Messe/Kommunikationskonzept
    • Worauf liegt der Fokus? Was soll wie mit welchen Argumenten kommuniziert werden?
    • Welches Image soll transportiert werden?
  • Allgemeine Organisation am Messestand
    • Welches Equipment ist vorhanden?
    • Wo befindet sich was?
    • Wie erfolgt die „Buchung“ der Besprechungstische?
    • Mittagspausenregelung
  • Aus wem wird das Standpersonal bestehen? Wer davon ist wofür eingeplant? Wer ist durchgängig am Stand vertreten?
  • Welche Standaktionen werden durchgeführt?
  • Infos zu den zu erwartenden Messebesuchern
  • Messebekleidung bzw. Dresscode

Zudem sollten Sie sich überlegen, ob auch ein regelmäßiger Austausch während der Messe hilfreich sein kann. Bei einem täglichen Stand-Up am Morgen können Probleme des Vortages besprochen und sich nochmal gemeinsam auf einen neuen Messetag vorbereitet werden. Dies schafft Motivation und Zusammengehörigkeitsgefühl. Tipp: Ein solches Stand-Up sollte üblicherweise vor Messebeginn stattfinden, da abends nach der Messe einige Kollegen durch Anschlusstermine verhindert sein könnten.

Standaktionen

Im Rahmen des Messemarketings haben Standaktionen eine besondere Bedeutung, da sie sowohl Aufmerksamkeit erzeugen als auch Kontakte generieren können. Ob ein Gewinnspiel, mit dem Sie Adressdaten sammeln können, Fachvorträge, um Ihre Expertise zu beweisen oder einfach nur auffällige Aktionen, die möglichst viele Leute an Ihren Stand ziehen.

Allgemeine Messevorbereitung

Neben den bereits aufgeführten konkreten Themen bekommen Sie hier noch ein paar allgemeine Tipps für Ihre Messeorganisation mit einer Checkliste zum Herunterladen.

Messeinladungen

Kommunizieren Sie Ihren Messeauftritt weitläufig. Vor allem große Messen sind für viele ein fester Termin im Kalender, sodass bei entsprechender Info bereits vorab eine Vielzahl an Meetings vereinbart werden können. Ein Newsletter an Kunden, Kontakte, Partner und bei größeren Ankündigungen auch an die Presse kann schon vorab den Grundstein für viele erfolgreiche Messegespräche legen. Vielleicht haben Sie ja auch die Möglichkeit Freikarten zu vergeben? Tipps und einen Musterbrief für Ihre Messeeinladungen finden Sie hier.

Wie wollen Sie Kontakte auf der Messe erfassen?

Für die Erfassung und Dokumentation der Messegespräche gibt es mehrere Möglichkeiten. Bei der klassischen Variante mithilfe von Zettel und Stift sollten Sie sich schon vorher Gedanken über das Ablagesystem machen. Wo werden die Gesprächsbögen gesammelt oder behält sie jeder Mitarbeiter bei sich? Wie kann sichergestellt werden, dass auch im größten Messestress keine Bögen verloren gehen? Achten Sie auch darauf genügend Kontaktformulare vor der Messe auszudrucken. Eine Vorlage für Ihren Messebericht finden Sie übrigens hier.

Sie können natürlich auch Kontakte direkt in Ihrem CRM erfassen. Dafür sollte das Standpersonal entsprechend mit Endgeräten ausgestattet sein. Ein Nachteil kann sein, dass Ihr CRM nicht genügend Notizmöglichkeiten bietet, das Abtippen von Visitenkartendaten ziemlich aufwendig ist und Hostessen als unternehmensfremde Personen bei dieser Variante aufgrund fehlender Zugriffsrechte keine Kontaktdaten aufnehmen können.
Die einfachste und sicherste Methode der Leaderfassung bieten moderne Messetools wie speedlead. Visitenkartenscan auf Knopfdruck, digitaler Gesprächsbogen und verschiedenste Notizmöglichkeiten – alles DSGVO-konform in einem Tool, sicher abgespeichert auch bei Netzabbrüchen. speedlead ist sowohl auf Tablets als auch auf Smartphones nutzbar – geräteunabhängig direkt in Ihrem Browser. Und die Daten können Sie einfach und schnell im Anschluss an die Messe in Ihr CRM importieren.

Messenachbereitung

Damit Kontakte auch zu Kunden werden, sollten Sie die positive Energie eines erfolgreichen Messegesprächs aufrechterhalten und direkt im Anschluss eine Danksagungsmail versenden – am besten mit den gewünschten Informationen und Unterlagen im Anhang. Wenn der Termin schon sehr konkret verlief, empfiehlt sich direkt die Zusendung eines Angebots oder entsprechender Produktproben. Bei weiterem Abstimmungsbedarf kann eine telefonische Nachbereitung oder ein Vor-Ort-Termin notwendig werden.

Und auch wenn nicht aus jedem Interessenten ein Kunde wird, kann die Aufnahme in das eigene Newsletteradressbuch ein Weg sein, den Kontakt auch noch langfristig mit Informationen zu versorgen und im Gespräch zu bleiben.

Messecontrolling

Wie erfolgreich war unsere Messe? Auch wenn Sie mit einem positiven Gefühl von der Messe nach Hause fahren, kommt es immer darauf an die gewonnenen Kontakte auch zu zahlenden Kunden umzuwandeln. Daher lohnt sich nach ausreichend Nachlaufzeit nach der Messe ein Blick auf die konkreten Zahlen. Welchen Umsatz haben die Messekontakte eingebracht? Wie hoch belaufen sich die gesamten Messekosten? Sind noch Kontakte in der Pipeline und wie potent sind diese Leads? Nach einer einfachen Kosten-Nutzen-Rechnung kann man abschätzen, ob sich die Messe alles in allem gelohnt hat – und ob man ggf. für das kommende Jahr die Messekosten noch optimieren muss.


Checkliste für Ihre Messevorbereitung

Um im Trubel der Messeplanung nichts zu vergessen, können Sie hier unsere nützliche Checkliste mit allen Eckpunkten der Messeorganisation herunterladen:

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